E-Rechnungen & Rundungsdifferenzen
Das WHMCS Lexware Office Modul ermöglicht die Integration von Rechnungen aus WHMCS in Lexoffice. Dabei wird ein Problem deutlich, das durch die unterschiedliche Handhabung von Netto- und Bruttopreisen in WHMCS und Lexoffice entsteht.
Problemstellung
WHMCS erlaubt global nur die Einstellung von Netto- oder Bruttopreisen. Das bedeutet, dass entweder alle Rechnungen auf Basis von Nettopreisen (zzgl. Mehrwertsteuer) oder auf Basis von Bruttopreisen (inkl. Mehrwertsteuer) erstellt werden.
Das WHMCS hier nur Netto oder Brutto vorsieht, widerspricht den Anforderungen:
Privatkunden (B2C) Rechnungen auf Basis von Bruttopreisen erstellt werden (Preis inklusive Mehrwertsteuer).
Geschäftskunden (B2B) Rechnungen auf Basis von Nettopreisen erstellt werden (Preis exklusive Mehrwertsteuer).
Da viele Hosting-Anbieter in WHMCS im Rahmen der Preisangabenverordnung (PAngV § 3 Absatz 1) gegenüber Privatpersonen Bruttopreise verwenden, ergibt sich ein Konflikt bei der Integration mit Lexoffice.
Anforderungen von Lexoffice
Lexoffice setzt für die Erstellung von E-Rechnungen voraus, dass Rechnungen im Netto-Rechenverfahren erstellt werden. Lexoffice erklärt hierzu:
Das konkrete Problem
Durch die Nutzung von Bruttopreisen in WHMCS und die notwendige Umstellung auf Nettopreise für Geschäftskunden in Lexoffice treten Rundungsdifferenzen auf. Diese ergeben sich aus dem kaufmännischen Runden, das Lexoffice beim Konvertieren der Preise vornimmt.
Beispiel für Rundungsdifferenzen
In WHMCS wird ein Produkt für 10,99 € (Bruttopreis) angeboten.
Lexoffice wandelt diesen Bruttopreis in einen Nettopreis um, z. B. 9,24 € (bei 19 % MwSt.).
Lexoffice rechnet nun 9,24 * 1,19, der Betrag ist dann 10,9956. Es wird auf 11,00 € aufgerundet.
Das führt dazu, dass die ursprüngliche Rechnung in WHMCS mit einem Bruttopreis von 10,99 € nicht mehr exakt mit der Rechnung in Lexoffice übereinstimmt. In der Praxis kann das bedeuten:
Der Kunde bezahlt nur 10,99 € (laut WHMCS-Rechnung).
In Lexoffice wird ein Betrag von 11,00 € ausgewiesen.
Der verbleibende Cent führt zu Buchhaltungsproblemen und unnötigen Mehraufwänden.
Lösung des Problems
Um das Problem zu beheben, wird nach der Übermittlung an Lexware Office auf Rundungsdifferenzen geprüft. Falls eine Rundungsdifferenz festgestellt wird, wird die erste Rechnungsposition auf der WHMCS-Rechnung angepasst, um diese Differenz auszugleichen.
Anpassung der Produktpreise
Diese Anpassung führt zwangsläufig dazu, dass sich der Rechnungsbetrag um einen Cent ändert. Dies könnte zu Problemen bei der Bestellung führen. Daher empfehlen wir, die Produktpreise entsprechend zu gestalten, um Rundungsdifferenzen vorzubeugen. Zum Beispiel:
Statt 10,99 € sollte der Produktpreis auf 11,00 € oder 10,98 angepasst werden.
Durch diese Maßnahme kann sichergestellt werden, dass keine Differenzen zwischen WHMCS und Lexoffice entstehen und der Buchhaltungsprozess reibungslos funktioniert.